LES 10 COMMANDEMENTS DE L'ORGANISATION DU FESTIVAL REUSSI :
LES 10 COMMANDEMENTS DE L'ORGANISATION DU FESTIVAL REUSSI :
9) En ce qui concerne la buvette. Il existe deux types
de licence pour les débits de boissons occasionnels et elles sont délivrées par la préfecture. La première concerne les boissons sans alcool, la seconde le vin, la bière, le cidre et les vins
entre 1 et 3d degrés d’alcool. L’ouverture d’un débit de boissons nécessitant une licence 2 entraîne le paiement d’une taxe. ( source : http://www.ogmacom.net )
10) La sécurité : assurer la sécurité des visiteurs, des intervenants et des organisateurs, ainsi que de leurs biens. Eviter l'argent liquide en mouvement sur le site ( privilégier une caisse centrale avec échange de monnaies contre tickets boisson/nourriture par exemple )
NB : Ces dix points sont les points les plus importants mais aussi les plus prévisibles. N'oubliez pas que l'imprévue est une grande part à gerer dans l'organisation d'un évènement.
1) Définir du thème : Quel type de festival ? Sous quelle forme juridique ? (la plus
courante étant l'association loi 1901) Quel public visé ? Cela permet de définir sommairement un budget prévisionnel, et donc d'établir dès le début les limites de
l'évènement, en d'autres termes, le probable, le possible et l'impossible.
2) Lister les intervenants : qui contacter pour obtenir un groupe d'intervenant coherent, dans son ensemble
et dans la thématique du festival ? Que peut on leur proposer en échange de leur venue ? ( Un défraiement, un katring/logement, une visibilité dans la presse, une rénumération...).
3) S'assurer de l'adéquation du projet avec la Législation : La
réglementation en matière d’organisation de spectacles est très précise et contraignante. Pour que tout se passe bien, n’essayez pas de passer entre les filets de l’URSSAF, de la SACEM, de la
préfecture ou même des douanes. Renseignez- vous bien pour savoir à qui verser des droits en fonction des formes de votre festival. Au sujet de la licence entrepreneur de spectacle,
reportez-vous à la fiche du même nom. Un autre point à ne pas négliger, la sécurité. Tout spectacle doit être normalement autorisé par le maire. Ces autorisations doivent être demandées
suffisamment à l’avance et sont attribuées en principe après une visite de sécurité. Si vous utilisez un lieu inhabituel, il vous faudra obtenir en outre un avis favorable de la Commission de
sécurité pour l’accueil de public. Le troisième point dont il faut tenir compte est l’assurance. Il est obligatoire de souscrire une assurance responsabilité civile et dommages couvrant les
dégâts matériels occasionnés à la salle, dégâts des biens et sinistres occasionnés aux personnes accueillies. Au plus tard, les assurances doivent être souscrites le jour de la manifestation. (
source : http://www.ogmacom.net )
4) Faire des demandes de subventions : elles peuvent être accordées par
la Drac, par les collectivités territoriales, par des partenariats....
5) Établir un budget le plus précis possible, avec d'une part
les dépenses, obligatoire et secondaire. ( ex : un frigo est une dépense obligatoire. Une machine à barbe à papa, une démarche secondaire. Et d'autre part, l'argent dont bénéficie l'équipe,
subventions incluses.
6) Établir une logistique la plus précise possible :
Cela comporte l’équipement du lieu ( sono, stands et scènes, éclairage ect. ), l’organisation de l'équipe ( qui fait quoi et ou ? A gérer : l'acceuil public, l'acceuil
artiste, l'acceuil staff ( ex : ingénieurs son ), la mise en place et le bon fonctionnement des endroits de vie ( sanitaire, snacks, camping ) ), l’installation des artistes, le suivi
technique de l’ensemble de la manifestation, et les transports.
7) Faire un plan de communication : il doit être le plus équilibré
possible, en fonction du budget, du public ciblé et de l'importance du festival.
8) Le jour J : faire primer la communication entre les membres de
l'équipe. Même si les taches sont au préalable réparties entre tous, il faut que chacun puisse avoir un regard globale sur ce qui se passe. Penser aussi à un signe distinctif pour les membre de
l'équipe, comme un tshirt par exemple. Cela simplifiera le contact avec le public.
10) La sécurité : assurer la sécurité des visiteurs, des intervenants et des organisateurs, ainsi que de leurs biens. Eviter l'argent liquide en mouvement sur le site ( privilégier une caisse centrale avec échange de monnaies contre tickets boisson/nourriture par exemple )
NB : Ces dix points sont les points les plus importants mais aussi les plus prévisibles. N'oubliez pas que l'imprévue est une grande part à gerer dans l'organisation d'un évènement.